Nick 'Uhtomsky (hvac) wrote,
Nick 'Uhtomsky
hvac

A course on letter writing

 

Евгений Власенко

Руководитель раздела Learn English Евгений Власенко

Как грамотно составить деловое письмо на английском? Какие выражения типичны для деловой переписки?
Об этом, друзья, вы часто спрашиваете нас в своих письмах.

Контакты в деловом мире нередко начинаются именно с писем. Поэтому этикет переписки имеет огромное значение.

Какие же правила нужно учитывать при составлении деловых писем по-английски?

Когда письмо пишется на бланке организации, на нем, как правило, уже указаны реквизиты отправителя. В этом случае слева следует напечатать адрес получателя.

Примеры написания адреса:

Mr A Harper
'E' Division Headquarters
Hessle Police Station
Hessle High Road
Hull HU4 7BA
UK

или

Ms Julia Fedotova
30 Novokuznetskaya Str.
Apt. 12
Moscow 115054
Russia

Если бланка нет, адрес отправителя пишется в правом верхнем углу листа. Затем ниже, после пробела слева указывается адрес получателя.

Под адресом получателя, после пробела указывается дата написания письма, затем вновь пробел, после чего следует обращение.

Примеры обращений:

  • Dear Mr Brown/Dear Mrs Langton/Dear Ms Kay, etc.

    Другие возможные варианты:

  • Your Excellency - Ваше Превосходительство (так следует обращаться к послу)
  • Your Majesty - Ваше Величество (обращение к королю/королеве)
  • Your Royal Highness - Ваше Королевское Высочество (употребляется в отношении членов королевской семьи)
  • Dear Mr President - Уважаемый господин президент

    В деловой переписке также используют выражение

  • To whom it may concern (в ситуациях, когда у пишущего нет возможности узнать имя, пол и должность человека, к которому обращаются с просьбой). Речь может идти и об информационных письмах, адресованных большому числу людей/учреждений, о претензиях в адрес предприятий и организаций.

    Довольно часто в этих же случаях употребляют обращение

  • Dear Sir/Madam

    В деловых бумагах встречаются такие выражения и фразы:

  • I am writing to acknowledge receipt of your letter - я пишу, чтобы подтвердить получение вашего письма
  • to ask for assistance - попросить о содействии
  • I regret to say that - к сожалению, вынужден сказать, что...
  • from the documents which I am enclosing - из документов, которые я прилагаю
  • The purpose of this letter is to keep you informed of the situation - цель данного письма - держать вас в курсе происходящего
  • There is no vacancy available at the moment. - В настоящий момент у нас нет вакансии.
  • We will place your name on our files and contact you should a vacancy occur. - Мы внесем ваше имя в нашу базу данных и свяжемся с вами, если вакансия появится.

    При составлении делового письма нужно помнить, что даже в случае, если ваш ответ на чью-либо просьбу отрицательный, тон письма должен быть вежливым, например:

  • Please accept my apologies for sending such a negative reply to your kind enquiry

    В конце письма, перед подписью используют устойчивую форму вежливости:

  • Yours sincerely - Искренне ваш(а) (если имя получателя известно)

    или

  • Yours faithfully (если речь идет о письмах с обращением Dear Sir/Madam).

    Примеры деловых писем:

    Письмо 1 (уведомление о ходе расследования по делу о краже)

    Письмо 2 (просьба о содействии в выдаче визы)

    Oб особенностях деловой переписки читайте также

    на англоязычном сайте Всемирной службы Би-би-си.